Mit PaperPort Professional 14 für Windows® können Sie in Ihrem Büro produktiv und kostengünstig Papierunterlagen scannen, PDF-Dateien erstellen und in Ihren gesamten Dokumenten Ordnung halten.
Millionen Anwender in Büros, Anwaltskanzleien, Versicherungen und Arztpraxen vertrauen auf dem Weg zum optimal durchorganisierten papierlosen Büro auf PaperPort.
Nun gibt es das neue PaperPort Professional 14, das Ihnen nahezu unbegrenzte Erfassungs- und Zugriffsmöglichkeiten für Ihre Dokumente gibt. Mit dem neuen Online-Service „PaperPort Anywhere“ greifen Sie jederzeit, überall und von jedem Computer oder webfähigen mobilen Gerät aus auf Ihre Dateien zu. PaperPort Anywhere ist nahtlos in PaperPort Professional 14 integriert, was einen mühelosen Zugriff auf die Ordner und Dateien Ihrer Wahl ermöglicht. Dieser Service ist kostenlos – inklusive Anwendungen für iPhones, iPads, Android™-Smartphones und Tablets sowie bis zu 1 GB Speicherplatz für Ihre Daten.
Kunden verwenden PaperPort Professional für Folgendes:
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Anwendungsdateien, Geschäftsdokumente, PDF-Dateien und Fotos ordnen
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Unterwegs mit dem PC oder Mobilgerät auf Dokumente zugreifen
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Papierunterlagen scannen oder digital abfotografieren, sodass sie nicht verloren gehen und jederzeit abrufbar sind
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Gescannte Dokumente automatisch von einem Netzwerkscangerät direkt an bestimmte PaperPort-Desktops weiterleiten
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Aus beliebigen PC-Anwendungen standardkonforme PDF-Dateien für die gemeinsame Nutzung erstellen
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PDF-Dateien zügig anzeigen und mit Kommentaren und Stempeln versehen
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Zusammengehörige gescannte und PC-Dokumente in einer PDF-Datei zusammenfassen
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Dateien scannen und zwischen dem eigenen Desktop und freigegebenen Dokumenten-Repositorys, etwa Microsoft® SharePoint®, oder Cloud-Speicherdiensten verschieben
Unterschiede zur Standard Version:
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Inklusive PDF Create – PDF-Erstellung und -Sicherheit für höchste Ansprüche
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Aufzeichnungsassistent mit Scanvorschau
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Unbegrenzte Anzahl von Scanprofilen
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All-in-One-Indizierung nach Zeitplan
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Hochkomprimierte gescannte Farbdokumente
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Scannen mit Multifunktionsgeräten und Dokumentenverteilung
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Geteilter Desktop und Arbeitsbereich-Lesezeichen
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Unterstützung von OmniPage-Arbeitsprozessen (OmniPage erforderlich)
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Microsoft® SharePoint®-Anbindung
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Scannen, Ordner- und Dateiverwaltung im Netzwerk
Herausforderung für den Kunden
Das A und O im Büro ist effizienter Kundenservice – daran besteht kein Zweifel. Wenn Kunden anrufen und eine Frage zu einer Rechnung oder einem Projekt haben, brauchen Sie sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen. In den meisten Büros wird nach wie vor hauptsächlich mit Papierdokumenten gearbeitet.
Der Zugriff auf, sowie die Freigabe und Kombination von Papier- mit digitalen Unterlagen, können zeitraubend sein, von den Anforderungen der Papierarchivierung einmal ganz abgesehen. So streben viele Unternehmen einen effizienteren Umgang mit Papier an, um Zeit und Geld zu sparen und Inhalte leichter zugänglich zu machen.
Bei diesem Umstellungsprozess spielt Papiererfassungs- und Dokumentmanagementsoftware eine ganz entscheidende Rolle, da sie Papier- und Digitalprozesse unter einen Hut bringt. Tag für Tag gehen in Unternehmen Daten aus allen Himmelsrichtungen an einer Vielzahl von Stellen ein. Auf die vielen Niederlassungen, Abteilungen und Büros eines Unternehmens wiederum verteilen sich unterschiedlichste Funktionen: Verkauf, Kundendienst, Support, Aktenverwaltung, Reklamation usw. Jede dieser Abteilungen ist ein Knotenpunkt, durch den sämtliche Geschäftsdaten ungehindert fließen können müssen: zu Bestellungen, Reklamationen, Lieferungen und Projekten, zur Auftragsabwicklung, Terminplanung und anderen Geschäftsprozessen.
Mit PaperPort können Sie alle Dokumente zentral ordnen und papierlos arbeiten. In Verbindung mit einem Scanner können Sie jedes Papierdokument direkt in die Formate PDF oder JPG scannen und über 150 Datei- und Bildformate anzeigen.
Auch die Dateiverwaltung geht mit PaperPort denkbar einfach und schnell: Dokumente werden automatisch abgelegt, lassen sich auf Anhieb wiederfinden und per Mausklick verteilen. Alle Dokumente werden als große, gut erkennbare Miniaturansichten dargestellt: Sie wissen sofort, was darin steckt, ohne sie zu öffnen. Und wenn Sie die Dateien ins PDF-Format scannen, können Sie sie Geschäftspartnern oder Kollegen jederzeit zur Verfügung stellen – unabhängig von Programm, Plattform oder Betriebssystem.
PaperPort Professional in der Cloud
Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Ständig sind neue innovative Arbeitsansätze gefordert und neue Technologien, die Arbeitsprozesse noch produktiver gestalten sollen. Überall trifft man inzwischen Smartphones und Tablets an. So richtig nützlich sind diese aber erst, wenn sie sich auch im Zusammenhang mit der Cloud einsetzen lassen.
PaperPort Professional 14 greift diese Anforderung auf: Von jedem Computer oder mobilen Gerät aus ermöglicht es ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Durch den neuen Service PaperPort Anywhere werden Windows-Desktops und Mobilgeräte zu Elementen desselben Systems.
Damit lässt sich PaperPort Professional besser flächendeckend einsetzen. Mit PaperPort Professional geht kein Dokument mehr verloren. Sie haben von jedem webfähigen Gerät aus sofortigen Zugriff auf Ihre Dokumente und können PDFs effizient nutzen – und das zum erschwinglichen Preis.
Was ist das Besondere an PaperPort?
Zwei Dinge kann PaperPort besser als Windows® alleine: Papierunterlagen scannen und PDF-Dokumente handhaben. Was nicht heißt, dass Sie bei PaperPort auf die restlichen praktischen Funktionen, die Windows® zu bieten hat, verzichten müssen. PaperPort integriert diese und wird damit zur besseren Dokumenten-Desktop-Lösung. So halten Sie jederzeit Ordnung in Ihren Unterlagen und können effizient damit arbeiten – und das alles in einer benutzerfreundlichen Anwendung.
Die neue Version 14, und darin besonders PaperPort Anywhere, erweitert dieses Konzept über Windows® hinaus, indem sie die Cloud verfügbar macht, um das hier Beschriebene auf jedem Gerät durchführen zu können. Auf all Ihre Dokumente – Gescanntes und digitale Dokumente – können Sie jetzt von jedem PC, Macintosh, iPhone®, iPad® oder Android™ aus zugreifen.
Was ist das Besondere an PaperPort Anywhere?
Bei der Entwicklung von PaperPort Anywhere haben wir speziell an die PaperPort-Anwender gedacht. Denn diese haben sich mit der Software bereits clevere Dokumentenprozesse eingerichtet, oft über Jahre hinweg. PaperPort Anywhere fügt sich nahtlos in den PaperPort-14-Desktop ein und macht dessen Ordner automatisch für die Cloud verfügbar.
Nach Aufbau der Verbindung wird alles, was Sie auf dem PaperPort-Desktop tun, auch in PaperPort Anywhere vollzogen. Der Einstieg in die Cloud ist auf diese Weise einfach und ganz ohne Änderung bereits angelegter Strukturen möglich. Sobald die Dateien in der Cloud sind, können sie ortsunabhängig von jedem Gerät aus geöffnet, angezeigt und verteilt werden. Das ist enorm praktisch!
Und wenn bereits andere Cloud-Services verwendet werden?
Auch für Anwender, die die Cloud bereits nutzen, ist PaperPort geeignet, da es eine unkomplizierte Anbindung ermöglicht. Es enthält zu diesem Zweck den bereits mit OmniPage 18 eingeführten „Nuance Cloud Connector“, der ein Scannen, Anzeigen und Bearbeiten von PDF-Dokumenten auch in anderen Cloud-Services ermöglicht.
Der Connektor gibt direkten Zugriff auf Cloud-Services wie Google® text & Tabellen™, Windows® Live SkyDrive®, Box.net und andere. Er ist als Lösung ideal, wenn Sie die Cloud nur gelegentlich zur Dokumentenspeicherung nutzen, Ihre Ordner nicht sonderlich viele Dokumente enthalten und die Organisationsstruktur von der Ihres PC abweicht.
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