Bedienungsanleitung
Kofax Express Desktop Support & Upgrade

Kofax Express

Mit einem leistungsfähigen All-in-One System Bilder und Daten erfassen, indexieren und exportieren

Kofax Express™ ist eine leistungsfähige, einfach zu bedienende, stapelorientierte All-in-one-Anwendung zum Scannen von Dokumenten, ausgelegt auf Hochgeschwindigkeits-Scannen mit Bildwiedergabe in Echtzeit, Indexierung und Barcodeerkennung. Sie wurde für weniger komplexe Anwendungen entwickelt. Deshalb kann mit ihr jeder schnell Dokumente scannen, indexieren und exportieren, um sie abrufbar zu machen. Die in die Anwendung integrierte, von Kofax patentierte VirtualReScan® (VRS)-Technologie gewährleistet optimale Bildqualität, reduziert Fehler und Ausnahmen und verbessert die Systemeffizienz. Kofax Express kann erfasste Bilder und Daten in eine Vielzahl von Backendsystemen exportieren, darunter Microsoft SharePoint und Kofax Capture.

Leistungsfähige Informationserfassung

Mit Kofax Express können Unternehmen eingehende Informationen durch die Konvertierung von Papierstapeln in elektronischen, verwertbaren und organisierten Business-Content, der gespeichert und archiviert werden kann, steuern. Einfach für Anfänger und anspruchsvoll genug für Experten, automatisiert Kofax Express den Prozess zur Indexierung und Auszeichnung von Dokumenten, was die Zeit und Komplexität der Datenarchivierung verringert. Daten, die durch Kofax Express erfasst wurden, können an mehr als 100 verschiedene Backend-Systeme geschickt werden, darunter Microsoft® SharePoint®, jedes elektronische CMS (Content Management System), BPM-Systeme (Business Process Management), Archive und andere „Systems of Record“.

Leistungsfähige Informationserfassung

Mit Kofax Express können Unternehmen eingehende Informationen durch die Konvertierung von Papierstapeln in elektronischen, verwertbaren und verwalteten Business-Content steuern.

Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche

Kofax Express verwendet eine Benutzeroberfläche, die Ihnen schon von Microsoft® Office-Anwendungen vertraut ist. Der Benutzer kann mit einem einzigen Klick Befehle ausführen, was eine schnellere Akzeptanz gewährleistet und die Produktivität erhöht.

Höchstmöglicher Durchsatz

Kofax Express profitiert vollständig von den neuesten Verarbeitungstechnologien. Durch simultanes Ausführen einer Vielzahl von Scan- und Bildverarbeitungsfunktionen erreicht es den höchstmöglichen Durchsatz.

Skalierbar und erweiterbar

Kofax Express ist eine dedizierte, einzelne Scan-to-Archive-Station, der zur Erhöhung des Durchsatzes weitere Stationen für Indexierung, Erkennung und Export hinzugefügt werden können.

Integration mit SharePoint und anderen Systemen

Infolge der engen Integration mit Microsoft SharePoint kann Kofax Express Dokumente und Daten indexieren, klassifizieren und für einfachen und schnellen Zugriff organisiert an SharePoint übergeben.

Vorteile

Point-and-Click Rescan

Wenn eine Seite mit umgeknickter Ecke gescannt wurde, eine Haftnotiz vergessen wurde zu entfernen oder ein doppelter Einzug nicht erkannt wurde, muss erneut gescannt werden. In diesen Fällen vereinfacht die Scan-Wiederholung per „Point-and-Click“ den Vorgang: Das erneut zu scannende Dokument wird an der korrekten Stelle im Stapel eingefügt, ohne dass der ganze Stapel erneut gescannt werden muss.

Höchste Bildqualität

Die innovative SmoothView™-Technologie ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Dokumentabbildungen. Das nun mögliche Finden, Ersetzen, Sammeln, Vergrößern, Teilen, Drehen, Tauschen, Ordnen und Platzieren von Dokumentabbildungen war bei der bisherigen Arbeit mit Papierstapeln unvorstellbar. Darüber hinaus sehen die Abbildungen durch den Einsatz von Kofax VRS besser aus als die Originale auf Papier, und zwar ohne dass eine Dokumentenvorbereitung oder besondere Einstellungen an der Scannersteuerung erforderlich wären.

Flexible Dokumententrennung

Kofax Express kann Dokumentengruppen automatisch trennen, so dass diese nicht einzeln gescannt werden müssen. Füllen Sie einfach den automatischen Einzug (ADF) bis zur oberen Grenze. Kofax Express trennt dann anhand von Patchcodes, Barcodes oder Leerseiten den Stapel automatisch in einzelne Dokumentengruppen. Kofax Express hält den Scanner fortlaufend in Betrieb und kümmert sich um die Trennung, sodass Sie Dokumente schneller als je zuvor verarbeiten können.

Bereichsbezogene OCR

Kofax Express extrahiert automatisch Indexfelddaten aus Dokumenten. Benutzer können Kofax Express so „schulen“, dass es die Schlüsselindex-Informationen in einem Dokument findet und diese Stelle automatisch wiedererkennt, um in zukünftigen Dokumenten von dort die Daten zu extrahieren. Diese Funktion reduziert die Zeit, die benötigt wird, um Dokumente zu verarbeiten, und vereinfacht erheblich das Indexieren für Benutzer.

SharePoint-Support

Infolge der engen Integration mit Microsoft SharePoint kann Kofax Express Dokumente und Daten indexieren, klassifizieren und für einfachen und schnellen Zugriff an SharePoint übergeben. Kofax Express unterstützt auch eine direkte Integration mit Kofax Capture und enthält eine Export-API für benutzerdefinierten oder erweiterten Export.

Lasso-OCR

Kofax Express-Benutzer können nun Dokumente einfach durch Textauswahl mit der Maus indexieren. Kofax Express übernimmt die vom Benutzer hervorgehobenen Informationen automatisch in die Indexfelder. Die Anzahl der Tastenanschläge wird verringert und das Indexieren von Dokumenten geht noch einfacher und schneller.

Nachbearbeitung mit Kofax VRS Corrections

Wenn Kofax Express auf ein Dokument von so schlechter Qualität stößt, dass es nicht in ein lesbares Format konvertiert werden kann, schaltet es den Scanner nicht aus, um auf eine Fehlerbehebung zu warten. Vielmehr merkt sich die VRS-Korrekturfunktion die Abbildung zur späteren Überprüfung und Korrektur durch das Scan-Personal, ohne dass das Dokument erneut gescannt werden muss. Kofax Express bewahrt genügend Daten des Originals, sodass der Mitarbeiter das Bild nach dem Scannen manuell korrigieren kann, ohne dass der Scan-Vorgang unterbrochen werden muss.

Barcode-Funktionen

Das erweiterte Barcode-System von Kofax Express kann die am häufigsten verwendeten 1D- und 2D-Barcodes lesen, sogar dann, wenn sie durch Stempel, handschriftliche Einträge oder Kaffeeflecken verunreinigt sind. Scannen in Farbe erhöht die Genauigkeit zusätzlich, sodass Barcodes auch bei niedriger Auflösung (100 oder 150 dpi) einwandfrei dekodiert werden. Kofax Express erkennt Barcodes an jeder beliebigen Stelle auf einer Seite, selbst wenn sie schrägwinklig sind.

Visual Undo History

Jeder, der am Computer arbeitet, weiß die Funktion „Rückgängig machen“ zu schätzen. Wenn man jedoch zu viele Schritte rückgängig gemacht hat, verliert man leicht den Überblick, woher man ursprünglich kam: was wurde zurückgenommen und was kann problemlos wieder ausgeführt werden. Es gibt daher in Kofax Express eine Funktion „Visual Undo History“ (Visueller Verlauf des Rückgängigmachens), die bei jedem Bild den Ablauf vorgenommener und rückgängig gemachter Aktionen zeigt.

Überwachte Ordner

Kofax Express verarbeitet Bilder (TIFF, BMP, JPEG und PDF), die in einem überwachten Ordner abgelegt werden, automatisch so, als ob sie von einem Scanner kämen. Diese Funktion ermöglicht es Kofax Express, auch Bilder von MFPs, Faxgeräten oder einfach gespeicherte Bilder zu verarbeiten. So haben Sie eine einzige Benutzeroberfläche für Bilder aus beliebigen Quellen.

Hintergrundexport

Durch Hintergrundexport können Benutzer der Anwendung die Produktivität des Scanners maximieren, indem Dokumente erfasst werden können, während die fertigen Bilder und Indexdaten im Hintergrund exportiert werden. Hintergrundexport ist auch für große Standard-PDF- bzw. -TIFF-Exporte nützlich.

Durchsuchbare PDFs

Die PDF-Suchfunktion produziert Volltext mit PDF-Abbildungen, sodass Benutzer problemlos und exakt nach Informationen in PDF-Dokumenten suchen können.

Database Lookup

Mit der „Database Lookup“-Funktion veranlasst der in ein Indexfeld eingegebene Wert eine automatische Datenbanksuche, um bekannte, damit in Beziehung stehende Indexwerte abzurufen, die die anderen Felder automatisch füllen. Diese Fähigkeit beschleunigt die Indexierung bei höherer Genauigkeit.

Bildkomprimierung

Durch Bildkomprimierung werden die Bilder mit frischen und klaren Farben erfasst, jedoch als kleine Dateien in der Größe von Schwarzweißbildern gesendet. Dadurch wird die Folgeverarbeitung schneller und effizienter.

Merkmale

Vorteile im Detail

Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche

Kofax Express verwendet dieselbe Oberfläche wie Microsoft Office-Anwendungen, mit den am häufigsten benutzten Befehlen und Funktionen in einer Multifunktionsleiste am oberen Bildschirmrand. Die den Scanner bedienenden Personen können zahlreiche Kofax Express-Funktionen mit einem einzigen Mausklick aufrufen, ohne von ihrer Arbeit aufzublicken. Dies beschleunigt die Akzeptanz und erhöht die Produktivität.

Höchste Bildqualität

Die innovative SmoothView™-Technologie ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Dokumentabbildungen. Das nun mögliche Finden, Ersetzen, Sammeln, Vergrößern, Teilen, Drehen, Tauschen, Ordnen und Platzieren von Dokumentabbildungen war bei der bisherigen Arbeit mit Papierstapeln unvorstellbar. Darüber hinaus sehen die Abbildungen durch den Einsatz von Kofax VRS besser aus als die Originale auf Papier, und zwar ohne dass eine Dokumentenvorbereitung oder besondere Einstellungen an der Scannersteuerung erforderlich wären.

Bereichsbezogene OCR

Kofax Express extrahiert automatisch Indexfelddaten aus Dokumenten. Benutzer können Kofax Express so „schulen“, dass es die Schlüsselindex-Informationen in einem Dokument findet und diese Stelle automatisch wiedererkennt, um in zukünftigen Dokumenten von dort die Daten zu extrahieren. Diese Funktion reduziert die Zeit, die benötigt wird, um Dokumente zu verarbeiten, und vereinfacht erheblich das Indexieren für Benutzer.

Lasso-OCR

Kofax Express-Benutzer können nun Dokumente einfach durch Textauswahl mit der Maus indexieren. Kofax Express übernimmt die vom Benutzer hervorgehobenen Informationen automatisch in die Indexfelder. Die Anzahl der Tastenanschläge wird verringert und das Indexieren von Dokumenten geht noch einfacher und schneller.

Barcode-Funktionen

Das erweiterte Barcode-System von Kofax Express kann die am häufigsten verwendeten 1D- und 2D-Barcodes lesen, sogar dann, wenn sie durch Stempel, handschriftliche Einträge oder Kaffeeflecken verunreinigt sind. Scannen in Farbe erhöht die Genauigkeit zusätzlich, sodass Barcodes auch bei niedriger Auflösung (100 oder 150 dpi) einwandfrei dekodiert werden. Kofax Express erkennt Barcodes an jeder beliebigen Stelle auf einer Seite, selbst wenn sie schrägwinklig sind.

Überwachte Ordner

Kofax Express verarbeitet Bilder (TIFF, BMP, JPEG und PDF), die in einem überwachten Ordner abgelegt werden, automatisch so, als ob sie von einem Scanner kämen. Diese Funktion ermöglicht es Kofax Express, auch Bilder von MFPs, Faxgeräten oder einfach gespeicherte Bilder zu verarbeiten. So haben Sie eine einzige Benutzeroberfläche für Bilder aus beliebigen Quellen.

Durchsuchbare PDFs

Die PDF-Suchfunktion produziert Volltext mit PDF-Abbildungen, sodass Benutzer problemlos und exakt nach Informationen in PDF-Dokumenten suchen können.

Bildkomprimierung

Durch Bildkomprimierung werden die Bilder mit frischen und klaren Farben erfasst, jedoch als kleine Dateien in der Größe von Schwarzweißbildern gesendet. Dadurch wird die Folgeverarbeitung schneller und effizienter.

Point-and-Click Rescan

Wenn eine Seite mit umgeknickter Ecke gescannt wurde, eine Haftnotiz vergessen wurde zu entfernen oder ein doppelter Einzug nicht erkannt wurde, muss erneut gescannt werden. In diesen Fällen vereinfacht die Scan-Wiederholung per „Point-and-Click“ den Vorgang: Das erneut zu scannende Dokument wird an der korrekten Stelle im Stapel eingefügt, ohne dass der ganze Stapel erneut gescannt werden muss.

Flexible Dokumententrennung

Kofax Express kann Dokumentengruppen automatisch trennen, so dass diese nicht einzeln gescannt werden müssen. Füllen Sie einfach den automatischen Einzug (ADF) bis zur oberen Grenze. Kofax Express trennt dann anhand von Patchcodes, Barcodes oder Leerseiten den Stapel automatisch in einzelne Dokumentengruppen. Kofax Express hält den Scanner fortlaufend in Betrieb und kümmert sich um die Trennung, sodass Sie Dokumente schneller als je zuvor verarbeiten können.

SharePoint-Support

Infolge der engen Integration mit Microsoft SharePoint kann Kofax Express Dokumente und Daten indexieren, klassifizieren und für einfachen und schnellen Zugriff an SharePoint übergeben. Kofax Express unterstützt auch eine direkte Integration mit Kofax Capture und enthält eine Export-API für benutzerdefinierten oder erweiterten Export.

Nachbearbeitung mit Kofax VRS Corrections

Wenn Kofax Express auf ein Dokument von so schlechter Qualität stößt, dass es nicht in ein lesbares Format konvertiert werden kann, schaltet es den Scanner nicht aus, um auf eine Fehlerbehebung zu warten. Vielmehr merkt sich die VRS-Korrekturfunktion die Abbildung zur späteren Überprüfung und Korrektur durch das Scan-Personal, ohne dass das Dokument erneut gescannt werden muss. Kofax Express bewahrt genügend Daten des Originals, sodass der Mitarbeiter das Bild nach dem Scannen manuell korrigieren kann, ohne dass der Scan-Vorgang unterbrochen werden muss.

Visual Undo History

Jeder, der am Computer arbeitet, weiß die Funktion „Rückgängig machen“ zu schätzen. Wenn man jedoch zu viele Schritte rückgängig gemacht hat, verliert man leicht den Überblick, woher man ursprünglich kam: was wurde zurückgenommen und was kann problemlos wieder ausgeführt werden. Es gibt daher in Kofax Express eine Funktion „Visual Undo History“ (Visueller Verlauf des Rückgängigmachens), die bei jedem Bild den Ablauf vorgenommener und rückgängig gemachter Aktionen zeigt.

Hintergrundexport

Durch Hintergrundexport können Benutzer der Anwendung die Produktivität des Scanners maximieren, indem Dokumente erfasst werden können, während die fertigen Bilder und Indexdaten im Hintergrund exportiert werden. Hintergrundexport ist auch für große Standard-PDF- bzw. -TIFF-Exporte nützlich.

Database Lookup

Mit der „Database Lookup“-Funktion veranlasst der in ein Indexfeld eingegebene Wert eine automatische Datenbanksuche, um bekannte, damit in Beziehung stehende Indexwerte abzurufen, die die anderen Felder automatisch füllen. Diese Fähigkeit beschleunigt die Indexierung bei höherer Genauigkeit.